Kallelse till årsmöte 2021 den 5 maj

Välkommen till årsmöte den 5 maj klockan 19

Tyvärr kan vi inte ännu ha årsmöte som vanligt. Vi vet helt enkelt inte hur läget är om en månad och hur krav på distans och antal personer i olika samlingar som kommer gälla då. Förra årsmötet gick bra digitalt och var kontrollerat varför  vi väljer att genomföra årsmötet denna gång via Zoom.

Zoom är en gratistjänst för videomöten som fungerar på alla plattformar, Windows, Mac , Android datorer, paddor och telefoner. Ladda ner klient för din apparat här.

Just det här mötet kommer fokusera på dagordningen. Träffar med socialt fokus kommer vi återkomma till under våren. För att årsmötet ska fungera smärtfritt har vi här sammanställt lite olika information och tips.

Vi har ganska många medlemmar i förbundet och vi vet inte hur många som kommer delta. För allas trevnad och för att kunna hålla hög kvalitet i mötet måste vi alla hjälpas åt med att hålla ordning på mötet och förbereda oss innan.

Förberedelser innan mötet

• Vill du delta på årsmötet ska du föranmäla ditt deltagande till ordforande@nfseglare.com.
  Anmälan ska vara ordförande tillhanda senast 2 maj. I din deltagaranmälan till mötet – föranmäl om du vill ta upp ett ämne på mötet.
• De som föranmält sig får länk till mötet via ett svarsmail före den 5:e.
• Svarsmailet kommer även innehålla en länk till dagordningen med de olika punkterna som ska röstas om. 
• På mötet ska det stå ditt riktiga namn i Zoom. Gör så här: Klicka på de tre punkterna på din egen kamerabild och ändra namnet genom att klicka på ”Rename”. 
• Vi förväntar oss att alla deltagare har läst på, och bildat sig en uppfattning om, de olika punkterna i dagordningen som det ska röstas om. Du kan även tex ha ett öppet webbläsarfönster på datorn med dagordningen bredvid Zoom. Eller så kan du ha printat den före mötet. Lös detta före mötet börjar.

På mötet

• Sen ankomst accepteras inte. Mötet startar 19.00 och de som anlänt till väntrummet är de som deltar. Tips: ställ klockan på 18.50 istället – du ansluter då till ett ’väntrum’.
• Personer som försöker ansluta men inte har sitt för och efternamn i sin Zoomklient kommer inte in. Vi måste kunna identifiera deltagarna som medlemmar. 
• Mikrofonen ska vara avstängd när du ansluter. Om din mikrofon är på och det kommer störande ljud kommer mötesledaren stänga av den. Om störande ljud återkommer/kvarstår så petas du från mötet eftersom detta kommer omöjliggöra mötet för oss andra. Tips: använd handsfree.
• Mötesledaren meddelar när du kan få ha mikrofonen på. Grundläget är att mikrofonen ska vara avstängd.
• Mötet inleds med ett välkommen och rösträkning.

Begära ordet. Självklart ska man kunna begära ordet och få säga sin mening. Det gör man via ”Reactions” där det finns en hand som kommer poppa upp i bild. Om man vill göra replik på vad som just sades måste man använda Reactions och handen.
Notera: i föranmälan till mötet vill vi att man skrivit om man vill ta upp något på mötet.

Motioner: till mötet har vi fått in 1 motion som behandlas här. Diskussion om motionerna gör vi i kommentarsfältet i anslutning till detta inlägg, kallelsen till årsmötet. Inte på annan plats på nfseglare eller på tex facebook där det finns de som inte är medlemmar i förbundet.  Som sagt – vi förväntar oss att alla deltagare har läst på, och bildat sig en uppfattning om, punkterna i dagordningen. Det gäller även motionerna. På själva mötet är därför förväntansbilden att vi kan gå till röstning om motionen direkt. Notera: i din kommentar här under måste vi kunna utläsa vem som skrivit den. Bara medlemmars kommentarer beaktas. Kommentarer från befarade troll, oidentifierade, hangarounds från FBgruppen eller andra utomstående raderas.

Röstning. Votering görs via chatten i Zoomklienten. Därför är det viktigt att det är rätt namn på dig i Zoom.

• Efter varje punkt, före röstning, frågar mötesledaren ”någon som vill tillägga något?” och avvaktar 10 sek.
• Om ingen begärt ordet går vi till röstning. Mötesledaren frågar då ”är någon emot?”. Om ingen gör sig hörd, anses förslaget godkänt.
• Om någon säger ”Jag är emot”, frågar ordföranden om fler är emot, om det är fler emot går frågan till votering.
• Om votering genomförs sker rösträkning innan vi går vidare till nästa punkt.
• Innan mötet avslutas går mötesledaren genom dagordning och sammanfattar resultatet av röstningen.

Vi kommer ta mötet i ett lugnt tempo så avsätt gärna någon timme för det hela.

Sammanfattning:

• Anmäl ditt deltagande till ordförande. Meddela om du vill ta upp något på mötet.
• Ladda ner Zoom och testkör. Ställ in programmet med rätt namn tex. Bekanta dig med funktionerna i programmet.
• Planera din sittplats före mötet med bra belysning och ljud.
• Läs på dagordningen i god tid före mötet och bilda dig en uppfattning om vad som ska röstas om.
• Medlemmar kan kommentera motionerna i kommentarsfältet under denna artikel.
• Anslut i tid.
• Mikrofonen ska vara avstängd.

Allmäna tips och råd för trivsamt videomöte:

Ladda ner och testkör Zoom i god tid innan. Ta tex ett videomöte med en kompis eller släkting. Bekanta dig med de olika alternativen i menyn (tex chat, reactions etc).

Använd gärna hörlurar med mikrofon. Det blir bättre ljud för dig och för oss andra.

Bra belysning på ansiktet är trevligt så vi ser varandra. Klassiska misstaget är att ha ljus i bakgrunden så ansiktet blir ett svart hål. Tänd en lampa bakom datorn/telefonen istället så ansiktet är belyst. Förbered detta innan årsmötet

Håll kameran stilla. Om du använder telefon och vinglar omkring med den i handen blir vi andra sjösjuka.

Kameran i ögonhöjd. Palla upp datorn/telefonen med en boktrave, notstativet eller annat. Klassiska videomötet är annars en rad dubbelhakor – men kan alltså enkelt undvikas med att höja kameran/datorn i ögonnivå.

Håll mötestiden! Om mötet startar tex kl 19 så är det 19 och inte 19.05. När mötet startats vill man inte ha personer som droppar in 10 minuter senare. Planera din dag så du håller mötestiden. 

Stäng av mikrofonen när du inte pratar! Då slipper vi harklingar, slamrande medlemmar i hushållet eller dammsugaren i bakgrunden. Sätt bara på mikrofonen om du ska säga något. Stäng sedan av den igen. Vill du ge replik på något som sagts använder du alltså Reactions.

Om du deltar med både telefon och dator på mötet samtidigt av någon anledning – stäng av mikrofon på den ena vägen. Annars blir det rundgång.